書類保管は、紙の書類とファイルの安全な取り扱い、保管、検索、管理に特化したサービスです。お客様ご自身で部屋を管理するトランクルームと異なり、書類保管は管理サービスです — 事業者がお客様に代わって書類を処理します。
重要な区別:トランクルームと書類保管は異なるサービスです。
書類保管は、紙の書類とファイルの安全な取り扱い、保管、検索、管理に特化したサービスです。お客様ご自身で部屋を管理するトランクルームと異なり、書類保管は管理サービスです — 事業者がお客様に代わって書類を処理します。
専門の書類保管サービスでは、ファイルを引き渡すと、サービス提供者が目録化、索引付け、保管を安全な空調完備の施設で行います。書類が必要になったら、依頼すると検索、スキャン、または配達してくれます。一部はデジタルスキャンを提供し、書類を電子的にアクセスできます。 アジアの多くの事業者は、いまだに膨大な量の紙を扱っています — 法律事務所、医療機関、会計事務所、政府機関。書類保管により、高価なオフィススペースからファイルキャビネットを撤去しつつ、整理された検索可能なアーカイブを維持できます。
大規模な紙のアーカイブを持つ事業者の方:法律事務所、病院、会計事務所、政府機関、保険会社。個人または小規模ビジネスの書類が数箱程度であれば、空調完備のトランクルームで十分かつコストパフォーマンスも良いです。