ห้องเก็บเอกสารคือบริการเฉพาะทางสำหรับการจัดเก็บ จัดเก็บถาวร เรียกคืน และบริหารเอกสารกระดาษและไฟล์อย่างปลอดภัย ต่างจากห้องเก็บของให้เช่าที่คุณบริหารห้องของคุณเอง ห้องเก็บเอกสารเป็นบริการแบบ managed — ผู้ให้บริการจัดการเอกสารแทนคุณ
ความแตกต่างสำคัญ บริการห้องเก็บของให้เช่ากับห้องเก็บเอกสารเป็นบริการคนละแบบ
ห้องเก็บเอกสารคือบริการเฉพาะทางสำหรับการจัดเก็บ จัดเก็บถาวร เรียกคืน และบริหารเอกสารกระดาษและไฟล์อย่างปลอดภัย ต่างจากห้องเก็บของให้เช่าที่คุณบริหารห้องของคุณเอง ห้องเก็บเอกสารเป็นบริการแบบ managed — ผู้ให้บริการจัดการเอกสารแทนคุณ
ในการเก็บเอกสารระดับมืออาชีพ คุณส่งมอบไฟล์ของคุณ และผู้ให้บริการจัดทำรายการ ทำดัชนี และเก็บในศูนย์ที่ปลอดภัย มีระบบควบคุมอุณหภูมิ เมื่อคุณต้องการเอกสาร คุณขอ และพวกเขาเรียกคืน สแกน หรือจัดส่ง บางรายเสนอการสแกนเป็นดิจิทัลเพื่อให้คุณเข้าถึงเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ธุรกิจหลายแห่งในเอเชียยังต้องจัดการกับกระดาษปริมาณมาก — สำนักงานกฎหมาย คลินิกการแพทย์ สำนักงานบัญชี หน่วยงานราชการ ห้องเก็บเอกสารให้พวกเขามีวิธีย้ายตู้เอกสารออกจากพื้นที่สำนักงานราคาแพง ในขณะที่ยังคงเก็บถาวรอย่างเป็นระบบและเรียกคืนได้
ธุรกิจที่มีเอกสารกระดาษเก็บถาวรปริมาณมาก สำนักงานกฎหมาย โรงพยาบาล สำนักงานบัญชี หน่วยงานราชการ บริษัทประกัน ถ้าคุณเก็บเอกสารส่วนตัวไม่กี่กล่อง ห้องเก็บของให้เช่าทั่วไปที่มีระบบควบคุมอุณหภูมิน่าจะพอและคุ้มค่ากว่า